05 feb 2021

Project – Ecorus

IT Landscape project 06Opdrachtgever:

Ecorus levert zonnepanelen op projectbasis. Zo voorzien ze, fabrieksdaken, hele rijen woningen van meerdere woningcorporatie en grote grasvelden van zonnepanelen. Het bedrijf bestaat 10 jaar sinds afgelopen juli 2020 en bestaat op het moment van schrijven uit 82 medewerkers. met een gemiddelde leeftijd van 30 jaar is het een jong en dynamische bedrijf. Er is een vestiging in België en twee in Nederland (Veldhoven en Amsterdam). inmiddels hebben ze er nog een locatie bij in Heerenveen.

Opdracht:

Eén van de directeuren was mijn gesprekspartner en gaf uiteindelijk de richting aan waarin ze de automatisering naartoe willen hebben. Het uitvoeren van de werkzaamheden deed ik alleen. Vanwege Corona heb ik het grootste deel van het project vanuit huis kunen doen. Alle data en applicaties staan in “The Cloud” zoals Dropbox for business, Slack en MS365. Deze data is geconsolideerd naar de MS365 Sharepoint online en Teams applicaties. Op afstand beheren is geen probleem voor deze Cloud oplossingen. Er zijn geen servers binnen de kantoorautomatisering behalve bij de afdeling van de ontwikkelaars. Zij hebben zelf meerdere hosted cloud servers in beheer voor het testen en draaien van hun software.

In het kort heb ik de migratie gedaan van Slack en Dropbox data naar de Microsoft 365 tenant. De beveiliging met betrekking tot spam en Phising verhoogd binnen de mogelijkheden van het office 365 abonnement.
Afspraken gemaakt met zowel Ecorus als de leveranciers voor het leveren van standaard hardware tegen een voordelig tarief. Onderhandeld over de aanschaf van een nieuwe printer en het onderhoudscontract. Ondersteuning kon ik op afstand leveren via TeamViewer zowel voor MacOS  als Windows10 machines. Voor de MacOS apparatuur moesten er nog wel wat privacy instellingen aangepast worden om toegang tot het hele systeem te krijgen. Het WiFi netwerk bestaat uit Ubiquiti apparaten met een Software defined network welke op afstand te beheren zijn doormiddel van de Unifi controlller.

Één van de directeuren gaf aan dat het idee is om de beveiliging zowel actief als passief te verhogen volgens richtlijnen van de accountant. Ik stelde voor om Dropbox en Slack uit te faseren en MS Teams te introduceren. Zowel voor Slack als Dropbox werd maandelijks veel betaald terwijl deze functies zijn samengebracht in Teams. Het data gedeelte van Dropbox heb ik gemigreerd naar de documentenbibliotheek in Sharepoint om beschikbaar te maken vanuit Teams. Het chat gedeelte ging als vanzelf van Slack naar Teams. Ook heb ik MS Project informatie via Teams beschikbaar gesteld  doormiddel van MS Dynamics. Hierdoor konden managers en directe collega’s elkaars projectplanning in zien. Inhoudelijk ben ik niet bekend met MS Project dit is door de goede samenwerking met één van de projectmanagers tot een werkend eindproduct gekomen. Ik heb bij de inrichting rekening gehouden met de afdelingsnamen, de rechten en gezamenlijke Teams. Het stukje “user adoptation” had naar mijn idee beter gekund. Dit valt grotendeels te wijten aan de grote afstand naar de medewerkers vanwege het thuiswerken. De chat en vergaderfunctie hadden mensen al snel gevonden en met presentaties en e-mails heb ik het bedrijf geïnformeerd over de werking van Teams en waar diverse onderdelen zoals MS Project terug te vinden zijn.
voor email beveiliging is de spambeveiliging aangepast door de spamfilters “strenger” af te stellen en zijn er regels aangemaakt voor zowel inkomende als uitgaande email, records toegevoegd in de DNS En om te voorkomen dat iemand via phising een gebruikersnaam en wachtwoord kan achterhalen. Is er een extra autorisatie doormiddel van 2 stappen verificatie ingeschakeld bij alle gebruikers. Ze maken hiervoor gebruik van een Authenticator applicatie.

Er was van de netwerkapparatuur nog weinig documentatie aangelegd. Deze heb ik aangevuld en in een gedeelde SharePoint folder gezet. Zodat Beheerders na mij specifieke instellingen kunnen herleiden bij vervanging of “troubleshooten” van een storing.

IT omgeving:

  • MS365 E3
  • Lenovo workstations en Apple macbook pro clients.
  • Ibiquiti netwerkapparatuur (WiFi en cloudcontroller)
  • Ricoh netwerk MFP